Pakkelisten som reddet en dag på fjorden: Idas første lokasjonsbrief

Ida kom til kurset med et konkret prosjekt: en kort dokumentar om en eldre mann som reparerer båter i et naust ved fjorden. Hun hadde filmet mye før, men alltid på steder hun kjente. Denne gangen skulle hun være to timers kjøring fra bilen og med to medhjelpere som aldri hadde vært der. Hun fortalte at hun vanligvis pakket kameraveska kvelden før, etter hukommelsen. Det hadde fungert helt til den dagen en minnekortleser og en ekstra batteripakke ble liggende igjen hjemme. Da bestemte hun seg for å lære en fast måte å gjøre det på. Vi startet med å sette ord på hva prosjektet faktisk krevde, før vi snakket om utstyr.

Det første jeg ber alle gjøre, er å skrive én setning om hva opptaket skal vise og hvor lenge det skal vare. For Ida ble det: tre intervjuer og to timer arbeidsbilder i og utenfor naustet, med dagslys fra sørsiden. Den setningen styrer alt som kommer etterpå. Den avgjør hvor mange mikrofoner som trengs, om hun må ha reflektor, og hvor mye strøm hun kan regne med å bruke. Uten den ender de fleste med å pakke for mye av det ene og for lite av det andre. Ida syntes først at dette var å bruke tid på noe selvsagt. Etter ti minutter hadde hun strøket fire ting fra den opprinnelige listen sin.

En huskeliste og en pakkeliste ser like ut, men de gjør ulike jobber. Huskelisten er det du kommer på. Pakkelisten er delt etter hvor ttingene skal brukes og av hvem, slik at du kan krysse av mens du pakker og se hull før du forlater huset. Ida delte listen sin i fire: kamera og bæring, lyd, lys og diverse. Under hver gruppe skrev hun hva som hørte til, og hvor det skulle ligge i bagen. Små ting som gaffateip, kabelstrips og ekstra hansker fikk eget punkt, fordi det er dem man glemmer.

Vi la også inn en egen linje for alt som må lades eller kopieres. Ida skrev ned batterier, minnekort og hvem som hadde ansvar for å tømme dem om kvelden. Det virker banalt, men på en dag med flere personer er det ofte uklart hvem som gjør hva. Hun testet listen ved å pakke en gang som om det var opptaksdagen. Da oppdaget hun at ladeskuffen i bilen manglet adapter til to av kameraene. Det ble rettet to dager før, ikke på stedet. Et tips jeg gir alle: pakk etter listen, ikke etter hukommelsen, selv når du tror du kan den utenat.

• Del listen etter bruk, ikke etter type utstyr
• Gi hver gruppe et ansvarlig navn
• Ta med reserve av det som kan brekke eller gå tomt

Ida skrev lokasjonsbriefen sin som et ark hun kunne sende til begge medhjelperne. Øverst sto adresse, kjøretid og hvor bilen kunne parkeres. Deretter navn og telefonnummer til eieren av naustet, og klokkeslett for når døra ble åpnet. I midten beskrev hun stedet: størrelse på rommet, hvor lyset kom inn, hvor det var strømuttak, og at en utepumpe laget jevn lyd frem til klokka elleve. Dette hadde hun funnet under en kort befaring uken i forveien, og hun skrev det som fakta, ikke som antagelser.

Nederst samlet hun det vi kaller de bekreftede tingene. Eieren hadde godkjent filming skriftlig, og Ida hadde fått bekreftet at de kunne bruke bryggen utenfor. Hun la ved en kort melding fra eieren som dokumentasjon. Jeg insisterer på at tilgang og tillatelser står i briefen som egne punkt og ikke begraves i fritekst. Den som kommer først til stedet, skal kunne svare på spørsmål fra naboer eller forbipasserende uten å måtte ringe noen. Ida sa selv at briefen gjorde henne roligere. Når alt sto på ett ark, kunne hun slutte å bære det i hodet.

• Kontaktperson med telefon og klokkeslett for tilgang
• Strøm, støykilder og lysretning beskrevet kort
• Skriftlig bekreftelse på tilgang og tillatelser lagt ved

Opptaksdagen startet i hellende regn, noe ingen hadde planlagt for. Fordi pakkelisten hadde en egen linje for vær, lå regnbeskyttelse til kameraene og presenning til utstyret allerede i bilen. Det tok to minutter å dekke til, ikke tjue. Briefen sa at utepumpa gikk til klokka elleve, så Ida la intervjuene til etter det og brukte morgenen på arbeidsbilder inne i naustet. Medhjelperne visste hvor de skulle sette kameraet fordi hun hadde skissert tre posisjoner på baksiden av arket.

Da lyset endret seg ved ettertiden, hadde hun en liten reflektor og to svarte tøystykker for å regulere. Ingen ting av dette var dyrt, men alt var tenkt på på forhånd. Det eneste som ikke sto på listen, var en skjøteledning som viste seg for kort. Eieren lånte dem en, og Ida skrev den inn på listen samme kveld med notat om nødvendig lengde. Jeg liker at en liste aldri blir ferdig. Den er best når den justeres etter hvert opptak, og Ida brukte den som utgangspunkt for neste prosjekt.

Etterpå fortalte Ida at den største forskjellen var ro. Hun hadde brukt mindre tid på å lete og mer tid på mannen foran kameraet. Det merket man i intervjuene, som ble mer avslappede enn hun hadde turt å håpe på. Hun har nå en mal for både pakkeliste og lokasjonsbrief som hun fyller ut før hvert prosjekt. Den tar henne omtrent en time, og hun regner den som en del av jobben, ikke et tillegg til den.

Jeg tror dette er kjernen i det vi underviser: planleggingen skal ikke være tung. Den skal være så enkel at du faktisk gjør den hver gang, også når tiden er knapp. Ida sa at hun gjerne ville ha spurt eieren om vannstanden i forkant, siden brygga lå lavt ved flo sjø. Det kom inn i malen som nytt punkt, under stedets særtrekk. Slike små tillegg er hvordan en brief blir bedre. Ikke ved å skrive mer, men ved å skrive det som viste seg å telle.