Hva koster en god pakkeliste og lokasjonsbrief å lage?

Når folk spør hva en pakkeliste og en lokasjonsbrief koster, tenker de ofte på penger. Men papiret og tekstbehandleren er gratis. Det som koster, er timene du bruker på å finne ut hva som faktisk trengs, og på å få svar fra dem som eier eller forvalter stedet.

Jeg underviser i lyd og utstyr, og ser det samme gang etter gang. De som regner prisen i timer, planlegger bedre enn de som regner den i kroner. En brief på en side kan ta to til fire timer første gang, hvis du skal få med tilgang, strøm, støykilder og kontaktpersoner.

Neste gang går det raskere, fordi du har en mal og vet hvilke spørsmål som må stilles. Det er også grunnen til at vi lar deltakerne på kurset lage sin egen mal tidlig, så arbeidet ikke må gjøres på nytt for hvert prosjekt.

• Tid til å skaffe svar fra stedets eier
• Tid til å gå gjennom utstyret mot behovene
• Tid til å skrive så andre forstår det

Tre ting gjør en brief tidkrevende. Den første er at stedet har flere ansvarlige, for eksempel en utleier, en driftsansvarlig og en nabo som påvirkes av støy. Hver av dem må få beskjed, og svarene kommer sjelden samtidig.

Den andre er at prosjektet har uklare behov. Hvis du ikke vet om du skal ta intervju, opptak av bevegelse eller begge deler, blir pakkelisten lang og full av kanskje-ting. Da bærer du med deg utstyr du ikke bruker, og glemmer gjerne noe du trenger.

Den tredje er manglende skriftlig bekreftelse. Muntlige avtaler om tilgang må skrives ned og sendes tilbake for godkjenning. Det tar tid, men det er den delen som oftest redder en opptaksdag fra å stoppe ved døren.

• Flere parter som må svare
• Uklare behov i prosjektet
• Muntlige avtaler som må bekreftes skriftlig

En pakkeliste er ikke en liste over alt du eier. Den er en liste over det dette prosjektet krever, sortert slik at du pakker i samme rekkefølge som du bruker det. Kamera, stativ og batterier først, deretter lyd, deretter lys, til slutt småting som tape, kabler og rengjøringsklut.

Legg til en kolonne for reserve. Ett ekstra batteri og ett ekstra minnekort koster lite, men et tomt batteri midt i et opptak koster hele dagen. Skriv også ned vekten hvis du skal bære alt selv, for et bærbart kit som er for tungt blir ikke brukt som planlagt.

Selve skrivingen tar kanskje en time når du har en mal. Det dyre er å lære seg å utelate. Hver ting på listen skal ha en grunn, og kan du ikke si hvorfor den er der, strykes den.

• Pakk i den rekkefølgen du bruker utstyret
• Ha en egen kolonne for reserver
• Noter totalvekten hvis du bærer selv

Lokasjonsbriefen er dokumentet du sender til alle som skal være med, og den må kunne leses av en som aldri har vært på stedet. Den skal ha adresse, kontaktperson, ankomsttid, hvor man parkerer og hvor strømmen finnes. Dessuten hva stedets eier har sagt ja til, med dato for bekreftelsen.

Tillatelser er den delen som koster mest å få på plass og dyrest å droppe. Er stedet offentlig, privat eller delt, kan kravene være ulike, og du må selv finne ut hva som gjelder. Vi viser deltakerne hvordan de ber om og dokumenterer svaret, men vi kan ikke gi tillatelsen for dem.

Skriv også inn kjente støykilder og lysforhold til ulike tider. Med to avsnitt om dette sparer teamet ofte en halv dag med prøving på stedet. Det er tid du betaler for én gang, i planleggingen.

• Adresse, kontaktperson og ankomsttid
• Bekreftet tilgang og tillatelser med dato
• Støykilder og lysforhold på ulike tider

Regnestykket snur når du ser på det som skjer uten en brief. En opptaksdag med to–tre personer koster fort mer enn alt forarbeidet til sammen, og hvis du må avlyse fordi tilgangen ikke var avklart, er den dagen tapt. I tillegg kommer reisen, og kanskje leie av utstyr du ikke fikk brukt.

Det vanligste jeg hører fra deltakere, er at de glemte å sjekke strømmen eller støyen fra ventilasjonen. Begge deler er billige å finne ut på forhånd og dyre å oppdage midt i et intervju. Da må du spille inn på nytt, og noen ganger er stedet ikke tilgjengelig en gang til.

Derfor mener jeg at tiden du bruker på briefen, er en forsikring uten premie. Du betaler i timer, og får tilbake dager når ingenting overrasker deg på stedet.

Bygg en mal og bruk den på nytt. Den første briefen tar lengst tid, de neste går på en brøkdel, fordi spørsmålene er de samme. Hold malen kort, helst én til to sider, slik at den faktisk blir lest av dem som får den.

Spør tidlig. Send de viktigste spørsmålene om tilgang og strøm samme dag som du bestemmer deg for stedet, ikke uken før opptaket. Svar fra stedets eier er den delen du ikke kan skynde på, så den må få start først.

Til slutt, test pakkelisten ved å gå gjennom den høyt, punkt for punkt, mot manuset eller skisseplanen. Det tar ti minutter og avdekker det meste som mangler. Slik holder du både tid og penger under kontroll uten å kutte i det som betyr noe.

• Bruk samme mal på hvert prosjekt
• Send spørsmål om tilgang tidlig
• Gå gjennom listen høyt mot planen